Informazioni legali
Informativa per candidature spontanee — homacoop.it
Che cosa cambia in questa versione: nella sezione 2, il collegamento al curriculum che il personale registra durante la selezione può essere solo un collegamento a un file nel Drive di HOMA (non si accettano indirizzi di altri servizi), accessibile al personale della selezione. Nella versione 1.7: nella sezione 2, durante la selezione il personale autorizzato può registrare anche l'anno di nascita indicato dal candidato, il collegamento al curriculum conservato da HOMA, il ruolo attuale, il livello di formazione, la data e l'esito del primo colloquio; l'anno di nascita non è un criterio di valutazione.
Questa informativa riguarda i dati delle persone che si candidano a HOMA: quelli inviati tramite la pagina “Lavora con noi” di homacoop.it e quelli registrati dal personale di HOMA nel pannello interno, per esempio quando la candidatura arriva da un altro canale (segnalazione, Indeed, LinkedIn) o da una selezione già avviata. Integra l'informativa privacy generale del sito.
1. Titolare e contatti
Il titolare è HOMA Società Cooperativa per azioni, Via Orsini Ducas 8, 73100 Lecce (LE), codice fiscale e Partita IVA 04579080757, email info@homacoop.it, PEC coop.ass@pec.it. I dati identificativi completi sono riportati nella pagina Note legali.
Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO): avv. Mario Nobile, privacy@homacoop.it.
2. Dati, finalità e base giuridica
HOMA tratta nome e cognome, email, eventuale telefono, città (per le candidature registrate dal personale, il solo comune di residenza, se utile alla selezione), ruolo o area di interesse, eventuale link LinkedIn, eventuale indicazione di dove ha visto l'annuncio, presentazione personale e curriculum per due finalità distinte. Durante la selezione il personale autorizzato può registrare anche la fase in cui si trova la candidatura, la disponibilità indicata dal candidato, le annotazioni di lavoro e un punteggio da 0 a 5, e può conservare il curriculum nel pannello o in una cartella riservata di HOMA. Può registrare inoltre il ruolo attuale e il livello di formazione indicati dal candidato, la data e l'esito del primo colloquio, il collegamento al curriculum (il pannello conserva solo il collegamento al file nel Drive di HOMA, accessibile al personale della selezione) e l'anno di nascita, se il candidato lo ha indicato (per esempio nel curriculum). HOMA non chiede la data di nascita completa e dell'anno di nascita registra solo l'anno: lo usa per distinguere candidature di persone omonime e per verificare i requisiti di età previsti da programmi di tirocinio o da incentivi all'assunzione, e non lo usa come criterio di valutazione né di esclusione, conformemente al divieto di discriminazione per età nell'accesso al lavoro (decreto legislativo 9 luglio 2003, n. 216). Se la candidatura nasce da un altro canale, i dati sono quelli forniti dal candidato a quel canale e da lui comunicati a HOMA.
La prima è valutare il profilo rispetto a posizioni aperte o in via di apertura: la base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali richieste dal candidato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
La seconda è conservare il profilo per opportunità successive, entro il termine indicato più avanti: la base giuridica è il legittimo interesse di HOMA a disporre di una riserva di candidature per esigenze future, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Il candidato può opporsi in qualsiasi momento scrivendo ai recapiti indicati, senza dover motivare la richiesta e senza che ciò pregiudichi la valutazione già in corso; l'opposizione è eseguita senza ritardo.
Il modulo richiede il curriculum, in formato PDF o DOCX e fino a 5 MB; il sistema controlla il tipo effettivo del file e ne rifiuta ogni altro. Se il caricamento non riesce per un problema tecnico, la candidatura è inviata comunque, e il candidato può inviare il curriculum per email a recruiting@homacoop.it indicando nome e ruolo. Né nel modulo né nel curriculum vanno inseriti documenti di identità, dati sanitari, informazioni su disabilità, appartenenza sindacale, convinzioni religiose o politiche, origine etnica o altre categorie particolari di dati: si tratta di informazioni che, ai sensi dell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e dell'art. 10 del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276, non possono essere richieste né utilizzate ai fini della selezione, salve le ipotesi espressamente previste dalla legge. Se informazioni di questo tipo sono comunque presenti, HOMA non ne tiene conto nella valutazione.
2-bis. Candidature che non arrivano dal modulo
Se HOMA riceve la candidatura da un altro canale (segnalazione, Indeed, LinkedIn, contatto diretto) o la riprende da una selezione già in corso, i dati sono quelli che il candidato ha dato a quel canale o a HOMA, e HOMA li tratta per le stesse finalità e con le stesse basi giuridiche indicate sopra. Il candidato è informato di questo trattamento, anche con rimando a questa pagina, al primo contatto o, se questo non avviene, entro un mese dal momento in cui HOMA ha ricevuto i dati. Per le candidature provenienti da Indeed, Indeed è il canale da cui provengono i dati e tratta i dati dei candidati secondo le proprie regole; HOMA ne è titolare dal momento in cui li riceve nel proprio archivio.
3. Conferimento, destinatari e decisioni
Nome, email, presentazione e curriculum sono necessari per valutare la candidatura e ricontattare il candidato; gli altri campi sono facoltativi. I dati sono esaminati dalle persone autorizzate dell'area Risorse umane (selezione) e, per i soli aspetti di competenza, dal responsabile della posizione, e possono essere trattati da fornitori tecnici, che devono essere disciplinati da un atto ai sensi dell'art. 28 GDPR. Se la candidatura porta a un tirocinio, l'ente promotore riceve i dati necessari alla convenzione; i colleghi che fanno da tutor non accedono al pannello dei candidati.
Non sono impiegati sistemi automatici di punteggio, graduatoria o esclusione, non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sul candidato, né attività di profilazione.
HOMA utilizza strumenti di intelligenza artificiale su account aziendali intestati alla cooperativa, forniti da Google (Gemini, all'interno di Google Workspace), Anthropic (Claude) e OpenAI, e non utilizza account personali. Tali strumenti non sono impiegati per attribuire punteggi, formare graduatorie o escludere candidature: si applica quanto indicato al capoverso precedente. Nell'archivio interno delle candidature non sono registrate graduatorie automatiche. Vi sono registrati i dati della selezione indicati nella sezione 2, la fase della selezione in cui si trova la candidatura, l'eventuale motivo della sua chiusura, scelto da un elenco predefinito (per esempio «profilo non in linea con la posizione» o «ritirata dal candidato»), le annotazioni di lavoro delle persone autorizzate sui contatti e sui colloqui, con il nome di chi le scrive e la data, e, se la persona che seleziona lo ritiene utile, un punteggio da 0 a 5 scritto da quella persona come sintesi della propria valutazione. Il punteggio non è calcolato da alcun sistema, non è usato per escludere automaticamente una candidatura e non sostituisce la valutazione della persona che decide; il candidato può chiedere di conoscerlo e di contestarlo come gli altri suoi dati. Queste informazioni sono visibili soltanto alle persone autorizzate per le candidature, sono cancellate insieme alla candidatura e il candidato può chiederne l'accesso come per gli altri suoi dati. Alcuni di tali fornitori sono stabiliti negli Stati Uniti: in tal caso HOMA si fonda sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e sulle misure supplementari previste dagli accordi con i fornitori; per i trasferimenti verso gli Stati Uniti rileva inoltre, ove applicabile e verificata, l'adesione del fornitore al quadro EU-US Data Privacy Framework. Quando trattano dati per conto di HOMA, tali fornitori devono essere disciplinati da un atto ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
4. Conservazione
Chi invia il modulo riceve automaticamente, all'indirizzo email indicato, una conferma di ricezione contenente il riepilogo dei dati inseriti; la conferma è inviata una sola volta e non contiene comunicazioni promozionali.
I dati, compreso il curriculum, sono conservati nelle caselle email di HOMA e in un archivio interno. Nell'archivio la candidatura e il suo curriculum sono conservati per 12 mesi dalla ricezione e allo scadere sono cancellati automaticamente dal sistema. Il termine decorre dalla ricezione e non si riavvia: la consultazione della candidatura e le annotazioni interne di gestione non lo prolungano. Nelle caselle email il termine di 12 mesi è applicato mediante verifiche organizzative periodiche, almeno semestrali.
Il curriculum è caricato in uno spazio di archiviazione cifrato nell'Unione europea, non accessibile dal pubblico. Il curriculum è sottoposto a un controllo antivirus automatico prima di essere allegato o archiviato; un file che non lo supera non è allegato né archiviato ed è cancellato automaticamente entro 48 ore. Un curriculum caricato senza che la candidatura sia poi inviata è cancellato automaticamente entro 48 ore. Il curriculum di una candidatura inviata è allegato alla email che ne dà notizia alle persone autorizzate ed è scaricabile dall'archivio; ogni scaricamento è registrato con l'indicazione della persona autorizzata e del momento. Un curriculum inviato per email a recruiting@homacoop.it è conservato nella casella con lo stesso termine di 12 mesi.
Se il file non supera il controllo antivirus, la candidatura non è accettata. Per impedire nuovi invii, l'indirizzo email e l'indirizzo IP da cui è partito il tentativo sono conservati per 30 giorni per finalità di sicurezza, sulla base del legittimo interesse di HOMA alla protezione dei propri sistemi, e poi cancellati automaticamente.
Il sistema registra le consultazioni e le esportazioni effettuate sull'archivio, con l'indicazione della persona autorizzata e del momento. Se una candidatura è compresa in un elenco estratto dall'archivio per attività di gestione, l'elenco è conservato negli strumenti di lavoro di HOMA e cancellato entro sei mesi dall'estrazione: su di esso non opera la cancellazione automatica prevista per il singolo record.
All'archivio accedono soltanto le persone autorizzate per le candidature. Le candidature registrate dal personale o riprese da elenchi di lavoro preesistenti sono conservate per lo stesso periodo di 12 mesi, che decorre dalla data della candidatura e non dalla data di registrazione nel pannello; gli elenchi di lavoro dai quali sono state riprese sono messi in sola lettura e cancellati entro lo stesso termine. Se si avvia un rapporto di lavoro, i dati necessari sono trasferiti ai sistemi ordinari e trattati secondo l'informativa relativa a quel rapporto; se si avvia un tirocinio, si applica l'informativa per i tirocinanti.
5. Diritti
Il candidato può chiedere l'accesso ai propri dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, e può opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse indicato sopra. Le richieste si inviano a privacy@homacoop.it oppure, se si preferisce, a coop.ass@pec.it, o ai recapiti del Responsabile della protezione dei dati. Questo indirizzo serve per esercitare i diritti sui dati; per candidarsi si usa il modulo del sito. HOMA risponde senza ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, con possibilità di proroga di due mesi nei casi previsti, dandone comunicazione. L'esercizio dei diritti è gratuito. Il candidato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite www.garanteprivacy.it o rivolgersi all'autorità giudiziaria.
6. Versioni precedenti
Le versioni precedenti di questa pagina sono disponibili su richiesta scrivendo a privacy@homacoop.it.